OFFICE 2010, moeten we er naar overstappen?

Posted on 3 januari 2010 by avddrift

Nog niet alle scholen hebben de overstap van Office 2003 naar 2007 gemaakt. Niet zo heel verwonderlijk, omdat de Office producten van Microsoft sinds 2007 een andere manier van werken hebben gekregen. Toen wij bij ons op school de overstap maakten kwam er nogal wat kritiek los. Toch verstomde dat al weer snel, want na een korte tijd van gewenning viel het reuze mee.
Direct nadat Office 2010 uitkwam hebben we het op de docentenwerkplekken geplaatst; deze waren niet of nauwelijks verrast, de nieuwe wijze van werken (lint of ribbontoolbar) is blijkbaar hanteerbaar.
De vraag die voor velen rijst is natuurlijk of een overstap naar 2010 wel de moeite waard is.

Office is nog steeds het meest gebruikte kantoorpakket in de wereld, toch is er nogal wat concurrentie gekomen waaraan Microsoft de komende jaren het hoofd moet bieden. Niet alleen zijn er ook andere Office pakketten, maar ook wordt er steeds meer online gedaan. Om het verlies aan marktaandeel te stoppen heeft Microsoft naast het vernieuwen ook een aantal webapplicaties op de markt gebracht.

Wat leerlingen doen?
De meeste schoolcomputers worden door leerlingen gebruikt. Het komt nauwelijks voor dat een school te veel pc’s heeft staan. Wie tussen 9 uur ‘s ochtends en 4 uur ’s middags in een mediatheek kijkt naar wat leerlingen zelfstandig doen ontdekt dat internet en office de meest gebruikte applicaties zijn. Internet en onderlinge verbondenheid spelen steeds vaker een rol. Het delen van documenten, foto’s, filmpjes en bestanden neemt een hoge vlucht. De beperking van geringe opslagruimte en werkstuk-vergeten-mee-te-nemen verdwijnen langzaam.
Het nieuwe Office 2010 bestaat uit een aantal bekende en minder bekende onderdelen. Bekend zijn Word, Excel en PowerPoint. Minder bekend zijn Publisher en OneNote. Vooral dat laatste programma zou wel eens wat meer aandacht mogen hebben. Het is vooral in de school erg handig.

Office pakket
Een eerste handigheidje van de nieuwe Office is dat er een centrale opslagruimte is gemaakt, de “Backstage View”. Deze is te vinden bij het tabblad Bestand.
Dit komt bij elk officeonderdeel op dezelfde wijze naar voren. In de Backstage view is het makkelijk om bestanden op te slaan (in heel veel formaten en ook nog eens als PDF), te versturen en online te plaatsen. Scholen die gebruik maken van Live@Edu hebben daarbij een streepje voor. Vrij eenvoudig is een bestand in de 25 GB opslagruimte te zetten. Jammer genoeg gaat de aanmelding niet heel erg snel. Een verstandige leerling doet er goed aan een of twee minuten voor de bel gaat de opslag te regelen. Als de opslag een keer is gedaan dan is de automatische opslag overigens heel wat sneller. Kortom, na een keer opslaan is Skydrive snel genoeg.
In de Skydrive (opslaan naar web) kunnen bestanden ook worden gedeeld. Scholen die SharePoint hebben zijn ook beter af met deze nieuwe versie van Office, er staat immers een directe opslaglink.
Waar systeembeheerders op de school wel aan moeten denken is de autosave-functie. Standaard worden niet-opgeslagen documenten vier dagen bewaard, dat kan uitgezet worden, maar zoals gezegd een taak voor beheer.
Alle oude documenten zijn weer te gebruiken, opslaan naar een aantal oudere documententypen is natuurlijk ook mogelijk.
Een andere heel aardig optie in Office is de mogelijkheid om direct een schermafbeelding van elk programma of je beeldscherm te maken.

Voor werkstukken en verslagen is het zo nog eenvoudiger een plaatje in te voegen.
In diverse programma’s was het mogelijk met Wordart te werken. Menig leerling heeft wel eens een heel werkstuk op die manier proberen in te leveren. Wordart oude stijl is verdwenen, maar er is een nieuwe Wordart voor in de plaats gekomen die na keuze van de letter en het maken van de tekst op dezelfde manier aanpasbaar is als bij een plaatje.

Word
Er zijn meerdere aanpassingen in de nieuwe Office suite; om die wat nader aan te geven lopen we de individuele onderdelen na. Daarbij ga ik telkens uit van de vraag of er specifieke zaken tussen zitten die voor leerlingen en of docenten handig zijn?
Ik vond er een drietal bij Word (al zijn er wel meer) die zeer zeker de moeite van het vermelden waard zijn; de zoekfunctie, de grafische tools en de beveiligde weergave.
De zoekfunctie is vooral handig in grotere documenten. Het gevonden woord (bereikbaar met o.a. CTRL+F) is geel gemarkeerd zichtbaar. In een navigatievenster links van de tekst zijn de delen te zien waar het woord voorkomt; door op zo’n navigatievenster te klikken kom je direct op de goede plek in het document.
Net geopende bestanden vanaf de mail worden standaard gewantrouwd. Wie denkt dat de zaak in orde is kan boven het document op de button Bewerken klikken. In de dagelijkse praktijk een handig middel om al te grove vervuiling door wat personeel en leerlingen binnenkrijgen te voorkomen.

Het is altijd erg lastig op de goede plek een plaatje te plakken en dan meestal zo dat er toch nog enige originaliteit uit spreekt. Nadat een plaatje in het document is opgenomen kan een heel redelijke verwerking plaatshebben. Door op het plaatje te klikken past het lint zich aan, er komt een tab Opmaak bij. Door over een van de 28 opmaakstijlen te gaan, zie je direct al de aardigste effecten. Ook is er een knop om de achtergrond van het plaatje te verwijderen. Een gezicht kan zo helemaal op zichzelf komen te staan. Wie met de muis alleen al over de vele mogelijkheden van bijvoorbeeld artistieke effecten gaat ziet onmiddellijk hoe de effecten er uit gaan zien. Voor werken met afbeeldingen in een Word document is dit prachtig (overigens, dit kan ook in Excel en PowerPoint op dezelfde wijze).

Excell
Leerlingen maken met grote regelmaat gebruik van Excel. Er is aan dit onderdeel niet zoveel gesleuteld. Toch zijn er twee opvallende zaken. Allereerst de mogelijkheid om zogenaamde Sparklines of trendlijn in te zetten. Met zo’n sparkline kun je in 1 cel een trend van een aantal andere cellen aangeven. In een grafiekje zie je dan het verloop. Handig om snel een overzicht op verandering te krijgen.
Een andere wijziging is de verbeterde mogelijkheid een bestand te delen en daarvoor geschikt te maken. Wie een Excel bestand maakt

Een andere wijziging is de mogelijkheid om alles online op te slaan, ook van individuele werkbladen. Om de uitwisselbaarheid te vergroten is er zelfs een mogelijkheid om eerst het werkblad op te schonen van onpraktische macro’s, printerinstellingen en persoonlijke gegevens. Bij Bestand onder Info is de betreffende knop te vinden. Uiteraard kan na zo’n actie het document eenvoudig gedeeld en gezamenlijk bewerkt worden op Skydrive.

PowerPoint
Wie met enige jaloezie naar de Apple-presentaties zat te kijken kan gerust zijn. De mogelijkheden van PowerPoint zijn niet veel veranderd maar ingrijpend genoeg om toch weer mooiere presentaties te krijgen. Wat net zo belangrijk is is de prettiger menubalk. De effecten zijn nu nog eenvoudiger toe te passen.
In het onderwijs spelen filmpjes steeds meer een belangrijke rol. Zelfs de makers van dit Office Programma presenteren zich in filmpjes om de vernieuwingen te promoten.
In de nieuwe PowerPoint is het heel eenvoudig om filmpjes mee te nemen, ook Youtube. Dat gaat heel eenvoudig door de embedded code in de presentatie op te nemen.
Leerlingen die thuis een presentatie maken kunnen deze heel eenvoudig op DVD of USB-stick bewaren; onder het tabblad Bestand is de mogelijkheid tot opslaan en verzenden aanwezig. Uiteraard is de presentatie ook in Skydrive te bewaren.

Een heel handige functie in de klas is “Presentatie uitzenden”, niet alleen een docent kan in de klas op elk scherm de presentatie laten zien (de uitzender bepaalt trouwens welke dia naar voren komt), ook buiten de school is dat mogelijk. Samenwerken en onderlinge controle met betrekking tot de kwaliteit is zo een stuk eenvoudiger.
Eventueel zou, al zie ik dat niet zo snel gebeuren, een zieke docent vanuit huis een presentatie kunnen geven. Het is nagenoeg niet mogelijk voor ongenode gasten om mee te kijken, daarvoor is de link die naar de presentatie verwijst eenvoudig veel te lang.

Conclusie
Al enige tijd werk ik met Microsoft Office 2010; dat is mogelijk daar er altijd goed bruikbare Beta versies in omloop zijn. Mijn Beta versie gebruikte ik permanent Vooral het gebruik is aanmerkelijk intuïtiever dan Office 2007. Wie eenmaal aan het werk is met de nieuwste versie ziet de beperkingen van de vorige.
Iedere school zou op niet al te lange termijn wel moeten bepalen of een overstap wenselijk is. Vooral bij scholen die versie 2007 nog niet gebruiken is een gang direct naar Office 2010 aan te bevelen, de knoppen zitten dan wel anders, de mogelijkheden zijn legio.
Naast het gebruik van Office hoort in wezen een live account. Als de school dat niet regelt dan is het altijd mogelijk je zelf te registreren.
Werken met webapplicaties zal in de toekomst meer en meer gebeuren. Op dit moment is het nog te vroeg om alleen het werken op de zogenaamde WebApps als enige mogelijkheid te gebruiken.

Links

This entry was posted in Vives and tagged , . Bookmark the permalink.

Comments are closed.