Als we naar de huidige technische en organisatorische mogelijkheden kijken zou een gemeente als Winsum in theorie kunnen volstaan met een virtueel gemeentehuis, zeg maar een website. Steeds meer diensten kunnen immers digitaal worden afgehandeld. Het is zlfs mogelijk om een geboorteaangifte in het ziekenhuis doen, net als een melding van overlijden via een begrafenisondernemer of ondersteuning thuiszorg via een zorginstelling te regelen enz. De gemeente voert de regie en maakt afspraken met betrokken instanties. Thuiswerken, oftewel het nieuwe werken, kun je zover doorvoeren dat burgers 24 uur per dag de hele week (24/7) de gemeente kunnen bereiken. Zelfs vergaderen kan vanaf de thuiswerkplek. Dat laatste is niet zo’n gekke gedachte want er wordt tegenwoordig al heel veel via bijvoorbeeld Skype overlegd. Ook burgers kun je eventueel laten meekijken, via een open toegang tot dit soort vergaderingen. Er zijn een aantal redenen waardoor dit niet zal lukken.
Allereerst is er een grote groep mensen die nog of onvoldoende digitaal onderlegd zijn. Zij missen de aansluiting op de digitale snelweg.
Waar het zeker vastloopt is de gemeentelijke organisatie zelf. (zie ook hieronder 10 redenen waarom ICT projecten falen). Een gemeente zou op meerdere gebieden moeten veranderen. Daarbij valt te denken aan de organisatiestructuur, de cultuur, de processen, competenties en vaardigheden van medewerkers.
Toch is er veel te winnen. Gemeenten die wél de vereiste wijzigingen ten aanzien van hun werkwijzen, structuur en cultuur weten door te voeren zullen naar verwachting de komende jaren met minder vierkante meters toekunnen.
Misschien zal dat ook niet hoeven, een heroriëntering op de taak van een gemeente is wellicht het handigst.
Daarbij denk ik aan de stap van gemeentehuis naar gemeenschapshuis. Administratieve handelingen zijn immers voor niemand interessant, wel een plek waar je eventueel medeburgers ontmoet en de overheid bij de hand hebt.
Wellicht zelfs de meest ideale vorm waarbij bestuur en burgers zeer na tot elkaar komen.
Volgens Dr. Arre Zuurmond zijn er tien redenen waardoor bij de overheid ICT projecten mislukken en duur zijn.
- Het is vaak een proces, en nog niet een project (niet alle keuzen zijn gemaakt, waardoor uitvoerders en hun ict-ers verstrikt raken in niet gemaakte, politieke en juridische keuzen)
- Het is politiek, niet ambtelijk (de te automatiseren overheidsactiviteit is een inbreuk op bestaande politieke verhoudingen en men probeert dat zonder een politiek proces, via de ICT, voor elkaar te krijgen)
- Juristen zitten aan het roer en die weten niet wat uitvoering is (ICT-projecten worden vaak vanuit staffuncties aangestuurd, in de uitvoering werkt het vaak anders, maar dat kan/mag niet gezegd worden. De uitvoerders zien zich genoodzaakt de ICT te negeren en/of te saboteren. Enthousiast meedoen is daarbij een briljante vorm van obstructie).
- Inkoop is op verkeerde leest geschoeid. De inkoop van ICT gaat vaak voor de laagste prijs (meestal tot 60% van selectie-gewicht). Biedende partijen bieden vaak onmogelijke lage prijs, waarop ze geselecteerd worden. Daarna volgen slinkse methoden (‘meerwerk’) en/of verkeerd gedrag (‘uren schrijven’ ipv. meedenken).
- Interne organisatie-politiek. ICT is geen technische aangelegenheid, maar een politiek/sociale interventie. Dit wordt vaak niet onderkend. Met ICT proberen bepaalde machten hun positie te versterken, anderen ageren daartegen via de ICT.
- Beleid en uitvoering verstaan elkaar niet. Beleid zoals dat gemaakt wordt is helaas steeds vaker onuitvoerbaar. Maar dit wordt, gegeven de verondersteld hiërarchische relaties, niet toegegeven. Met veel geweld wordt via ICT een politieke wens doorgedrukt, om pas te falen als de ICT het ‘niet blijkt te doen’. When the shit hits the fan… Daar moet je de ‘fan’ niet de schuld van geven.
- Juridische semantiek is verkokerd. Er zijn 13 wetgevingsfamilies. Elk van die families heeft een eigen semantiek. ICT is horizontaal en zou moeten verbinden, maar in die verbindingen gaat het mis. De wetgevingsdefinities zijn niet op elkaar aangepast. Als je de Engelse rijkswegen zomaar zou aansluiten op de Europese rijkswegen, dan krijg je ongelukken…
- Ideologisch vooringenomen standpunten drijven de ICT, terwijl dat niet past in de relevante werkelijkheid. Er zijn ICT-projecten waarbij het uitgangspunt is dat de markt het moet doen (huidig kabinetsbeleid), maar in de sector waar dit van toepassing wordt verklaard, is dit niet passend.
- Tragedy of the commons: er is een aantal basisvoorzieningen nodig (zoals goede authenticatie en vanuit privacy geredeneerde, goede gegevenslogistiek, maar ook ontwikkelorganisatie en beheerorganisatie), maar die moeten gemeenschappelijk zijn. In de huidige verticaal georganiseerde wereld is dat er niet.
- Gemeenschappelijke taal en gedeeld kennisfonds ontbreekt. ICT is nog zeer jong vakgebied. Thomas Kuhn zou het als een preparadigmatisch vakgebied beschrijven. De ICT-beoefenaren zijn het niet met elkaar eens, hebben niet dezelfde inzichten noch dezelfde normen. Dan helpt bijvoorbeeld een gateway-review ook niet, want elke reviewer redeneert vanuit eigen kennis en inzicht.
Dr. Arre Zuurmond is academic director van de Kafkabrigade en oprichter en partner van Zenc. Hij studeerde Bestuurskunde aan de Universiteit van Amsterdam en verricht vanaf 1989 onderzoek naar ICT en bestuur.(www.kafkabrigade.nl)